15 Kesalahan dalam Melakukan Komunikasi Via Email

1. Hanya memberikan link website tanpa memberikan penjelasan

Beberapa kesalahan yang sering dilakukan atau dialami oleh para pengirim email adalah mereka hanya mengirimkan link sebuah website tanpa memberikan penjelasan apa maksudnya. Jadikan link tersebut hanya sebagai penjelas atau pelengkap dari kalimat Anda, bukan menjadi bahan utama email Anda.

2. Bahkan hanya menjawab email dengan satu kata tanpa penjelasan

Kepada siapapun Anda membalas email jangan pernah membalas hanya dengan satu kata, itu terlihat tidak sopan. Berikan penjelasan tentang jawaban yang Anda ajukan. Jangan hanya menjawab “ya” atau “tidak”.

3. Tidak jarang menggunakan kata “sayangnya”

Ini akan menjadi buruk ketika Anda mengirimkan email kepada pelanggan. Karena kata “sayangnya” memiliki arti ketidaksanggupan. Pelanggan bisa mengartikan bahwa Anda tidak menyanggupi apa yang mereka butuhkan.

4. Tidak segan bersumpah

Jangan pernah berani berkata atau bersumpah dalam email yang Anda berikan. Ketika Anda mengirimkan janji kepada pelanggan, itu artinya sanggup tidak sanggup Anda harus memenuhinya. Jangan pernah bersumpah kepada mereka.

5. Lebih parahnya ketika tidak menjawab email sama sekali

Saat jawaban Anda salah itu tidak lebih buruk ketimbang saat Anda tidak menjawab atau membalas email pelanggan sama sekali. Bukan hanya Anda yang tidak lagi dipercaya mereka, tapi bisnis Anda juga tidak akan mendapat kepercayaan itu lagi.

6. Jangan sampai mengganggu

Menyampaikan promosi melalui email memang salah satu langkah kita untuk memberitahukan pelanggan tentang program yang kita miliki. Tapi tidak baik ketika kita sering mengirimkan email yang hanya membahas satu hal saja. Jika Anda tidak mendapat balasan, Anda boleh mengulanginya tapi tidak untuk seterusnya.

7. Menulis email terlalu panjang juga bisa mengganggu

Selain mengirimkan email terlalu banyak akan mengganggu pelanggan Anda, ketika Anda menuliskan konten email dengan kalimat yang panjang itu juga akan mengganggu mereka. Pastikan konten email Anda dituliskan dengan singkat, padat dan juga jelas.

8. Sekalipun email tapi jangan terlalu banyak memberikan detail

Memang benar melalui email promosi Anda akan lebih dapat menjelaskan detailnya ketimbang melalui brosur. Tapi bukan hal yang baik ketika semua detail itu Anda jelaskan dalam satu email berbentuk teks. Itu akan membosankan pembaca.

9. Kadang yang menjadi kesalahan adalah ketika kita tidak merespon melalui telepon

Ini juga menjadi salah satu kesalahan saat melakukan komunikasi via email. Terkadang pelanggan enggan atau tidak punya waktu untuk membalas email Anda, hingga mereka meminta Anda untuk menghubungi mereka via telepon. Ketika hal itu terjadi jangan sia – siakan kesempatan itu. Jangan tunda untuk menghubungi pelanggan Anda via telepon.

10. Kesalahan yang parah adalah ketika berdebat melalui email

Email adalah tempat komunikasi paling vital untuk urusan bisnis. Jangan pernah berdebat dengan pelanggan atau rekan kerja Anda di email. Sekalipun hanya email pribadi, karena Anda bisa melakukannya pada dunia nyata. Terlebih jangan lakukan ketika itu termasuk email bersama.

11. Jangan sekalipun menyalahkan melalui email

Entah Anda melakukan komunikasi dengan rekan kerja, relasi bisnis ataupun pelanggan, maka jangan sekalipun Anda menggunakan kata – kata yang terdengar seperti menyalahkan mereka. Sekalipun Anda tahu mereka salah, gunakan bahasa yang halus dan tidak langsung menyalahkan mereka. Pastikan komunikasi via email Anda berlangsung nyaman dan mudah.

12. Jika memang tidak ingin terlalu panjang, maka jangan buat email yang terlalu singkat pula

Jika Anda tidak ingin membuat kesalahan dengan mengirimkan konten email yang terlalu panjang, maka jangan pula mengirimkan konten email yang terlalu pendek. Itu akan membuat penerima email merasa diacuhkan oleh Anda. Gunakan bahasa atau kalimat yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

13. Hindari untuk mengkritik penggunaan tata bahasa

Dalam email, penerima akan lebih memperhatikan isi dari pesan tersebut, bukan hal yang tidak seberapa pentingnya seperti penggunaan tata bahasa. Bahkan jika Anda mendapati email balasan yang menggunakan tata bahasa tidak sesuai dengan Anda, jangan mengkritik mereka bagian itu. Atur tata bahasa Anda agar mampu mengimbangi dan tidak terlihat menjatuhkan mereka.

14. Melakukan forwarding/spam

Tidak salah ketika Anda mengirim email yang Anda terima atau melakukan forward. Tapi itu akan menjadi spam bagi penerima. Ingat hanya kirimkan email yang pelanggan atau relasi Anda butuhkan, bukan apa yang hanya menurut Anda benar. Sekali lagi, jangan mengganggu penerima email dengan email tidak penting.

15. Mengirim surat berantai

Mengirim surat berantai bukan hanya mengganggu, karena biasanya email jenis ini tidak masuk akal atau tidak penting bagi pelanggan Anda. Anda bisa mendapatkan banyak protes dari kegiatan ini.