8 Tips Menulis & Mengirim Email Secara Efektif

Berikut ini tips yang bisa anda gunakan untuk mengirim email kepada mereka yang sangat sibuk:

1. Simple dan to the Point

Orang yang sibuk biasanya menyukai hal – hal yang sederhana, cepat dan to the point. Biasanya ketika kita mengirim email, ini selalu terjebak dengan menulis email yang panjang untuk menjelaskan sesuatu dengan jelas. Namun ini dirasa tidak efektif, karena sebelum sempat membaca maksudnya, pembaca sudah merasa jenuh untuk melanjutkan membaca atau bahkan membalasnya. Sehingga usahakan menulis isi email dengan singkat namun mampu mengkomunikasikan maksud dari pesan email tersebut.

2. Kemukakan maksud di awal email

Selalu perhatikan untuk memuat maksud anda pada awal email. Kalaupun anda perlu menjelaskan latar belakang anda mengirim email, usahakan itu di awal paragraf. Sehingga pembaca juga tidak bosan dengan banyak kalimat untuk mencapai latar belakang yang dimaksudkan.

3. Usahakan membuat bagian – bagian dalam email anda

Mengatur email dalam bagian – bagian akan membantu pembaca email anda untuk mengerti dengan baik maksud anda. Terutama bila ada banyak informasi dan permintaan yang ingin anda sampaikan kepada si pembaca. Maka usahakan menulis email jangan hanya dengan 1 bagian yang berisi kalimat yang panjang. Hal ini tentu saja akan membuat pembaca email bosan dan malas untuk melanjutkan.

4. Hindari mengirim attachment

Email yang berisi lampiran atau attachment, termasuk yang akan mendapat perhatian ekstra dari filter spam email. Pada beberapa filter email, lampiran tersebut akan dihilangkan, bahkan terkadang dengan keseluruhan email. Dengan kata lain, email anda tidak sampai pada penerima. Tentu saja kita tidak ingin penerima email tidak sempat membuka email kita karena harus masuk spam.

5. Tujukan email pada satu orang

Tidak jarang dalam beberapa kasus, sering kita harus mengirimkan email kepada banyak orang atau broadcast email untuk memperoleh feedback. Namun terkadang kesalahan kita adalah ketika mengirim satu email kepada banyak orang (tanpa menyebutkan nama penerima dalam email) biasanya tidak akan efektif, karena pembaca cenderung pasif.

6. Tulislah judul email yang menarik

Ketika seseorang menerima email, tentu saja yang pertama kali dilihat adalah judul dari email tersebut. Untuk membuat email anda berbeda dari yang lain, dan tentu saja mendapatkan respon yang baik, jangan lupa membuat judul yang menarik. Karena orang sibuk biasanya melakukan scanning terlebih dahulu sebelum membaca atau membalas email melalui judul. Hal ini dilakukan untuk menentukan mana yang menjadi prioritas dan mana yang harus menunggu.

7. Perhatikan penentuan hari

Mengapa point ini ada? Karena penentuan hari dalam mengirim email sangat penting. Bila email yang anda kirim tidak bersifat mendesak, maka hindarilah mengirim email pada Jum’at sore. Karena bisa jadi email anda akan dibaca pada Senin pagi. Beberapa orang tidak ingin mengganggu akhir pekannya dengan melakukan pekerjaan kantor. Dan bisa jadi email yang anda kirim sudah berada pada posisi paling bawah. Karena bisa saja sabtu dan minggu ada email lain yang masuk.

8. Kirim ulang email anda, Bila mendesak

Bukan tidak mungkin penerima email melewatkan email anda, karena begitu banyak email yang masuk. Bila memang dirasa sangat mendesak, coba ingatkanlah dengan mengirim kembali email anda. hal ini bisa dilakukan sekali saja, karena apabila anda mengirim berkali – kali, bisa jadi penerima email merasa terganggu.