10 Tips Agar Email Anda Dibaca oleh Penerima

Apa saja yang membuat email Anda langsung dibaca oleh penerima email? Berikut ini kami berikan tipsnya:

1. Membuat baris subject yang spesifik

Sama halnya ketika pembaca hendak membaca sebuah artikel di media sosial, mereka akan memperhatikan apakah judul yang ditulis benar – benar dirasa penting untuk mereka baca atau tidak. Jika mereka rasa judul itu tidak penting dan tidak menarik perhatian mereka, jelas mereka akan mengabaikannya. Ini terjadi juga pada penulisan subject email yang akan diterima oleh penerima email Anda. Mereka akan melihat apakah subject email Anda penting atau tidak untuk dibuka dan dibaca. Terlebih saat email diakses dari smartphone yang jelas akan menampakkan subjectnya terlebih dahulu. Maka dari itu tetap buat subject yang spesifik mengenai apa yang akan Anda bahas didalamnya. Subject email juga harus menarik agar bisa membuat penerima penasaran untuk membacanya.

2. Tetap singkat

Sekalipun judul atau subject yang Anda buat sangat spesifik dan menggambarkan isi email Anda, tapi tetaplah untuk membuatnya sesingkat mungkin. Singkat disini harus jelas dan mudah dimengerti oleh si penerima email. Jangan karena singkat, penerima sulit mengetahui maksud Anda, dan membuat mereka enggan membukanya.

3. Sertakan poin – poin

Jika dalam email yang Anda kirimkan mencantumkan beberapa pertanyaan, maka cobalah untuk membentuknya menjadi beberapa point agar lebih mudah dimengerti dan dibaca oleh penerima. Jika hanya berupa tulisan saja pembaca akan kesulitas memahami apakah itu pertanyaan sungguhan atau masuk ke dalam penjelasan Anda.

4. Berikan pujian

Jika ingin mendapatkan perhatian dari penerima jangan segan untuk memberikan perhatian terlebih dahulu kepada mereka. Penerima email akan merasa dirinya penting saat Anda memberikan mereka pujian atau perhatian. Penerima akan cepat membalas saat Anda memberikan mereka pujian dalam setiap permintaan yang Anda berikan.

5. Berfikir kembali sebelum mengirim

Sebelum Anda menekan tombol “send”, cobalah untuk berfikir kembali apakah Anda yakin akan mengirimkan atau tidak email tersebut. Anda tidak bisa mengirimkan email ketika emosi Anda sedang tidak stabil, contohnya saat Anda marah atau sedih dan saat itu juga Anda harus mengirimkan email balasan kepada orang lain. Jika Anda bisa melupakan emosi itu, tentu tidak akan berpengaruh apapun. Tapi saat emosi Anda sudah sangat mengganggu, sebaiknya jangan mengirim email. Karena biasanya tanpa kita sadari ucapan atau kata – kata kita dipengaruhi oleh emosi kita. Dan tentunya kita tidak ingin mendapatkan respon yang buruk hanya karena kesalahan penulisan dalam email yang dikirim.

6. Cek typo Anda

Ini penting juga Anda perhatikan ketika hendak mengirimkan email kepada seseorang. Anda harus memastikan tidak ada kesalahan penulisan, baik kata ataupun tanda baca. Terlebih untuk nama orang, gelar, perusahaan, alamat atau hal penting lainnya. Anda harus memastikan email yang ditulis terbebas dari typo apapun. Ini bisa mempengaruhi penilaian seseorang terhadap profesionalitas Anda.

7. Hormati privasi penerima

Kita tahu jika di beberapa aplikasi email ada fitur CC (Carbon Copy). Ini berfungsi ketika Anda ingin mengirimkan suatu email ke lebih dari satu orang penerima. Perbedaannya terlihat kepada kesan email utama tersebut ditujukan, dan kepada siapa salinan email juga akan dibaca. Namun ternyata ada juga fitur BCC(Blind Carbon Copy), dan fitur ini sedikit berbeda dengan CC. Di BCC ini, semua penerima yang dituliskan dibagian BCC tidak tahu kepada siapa saja email tersebut dikirimkan. Ini terlihat seolah – olah email tersebut dikirimkan satu per satu ke setiap penerima. Padahal kita hanya menerima satu kali.

Dan teknik ini digunakan lebih kepada untuk menghormati privasi penerima tertentu yang Anda tuju.

8. Jangan menyalahgunakan fitur “Reply All”

Dalam komunikasi email secara kelompok terkadang kita harus menggunakan fitur “Reply All” untuk menjawab email tersebut. Tapi ada kalanya kita tidak harus menggunakan fitur itu, saat balasan email hanya tertuju pada sebagian orang saja. Jika Anda selalu menggunakan fitur ini maka itu akan mengganggu penerima email yang lain, karena mereka merasa tidak membutuhkan email tersebut.

9. Dapatkan izin untuk mengirim attachment

Saat mengirim suatu file atau attachment, kita akan dibatasi untuk ukuran file tersebut. Dan jika file terlalu besar kapasitasnya maka akan mengganggu jalannya penerima dalam membaca dan mendapati attachment tersebut. Oleh sebab itu, kita harus meminta ijin terlebih dahulu kepada penerima email sebelum mulai mengirimkan attachment.

10. Berikan waktu penerima untuk merespon

Saat mengirimkan email jangan pernah memaksa penerima untuk segera membalas email tersebut. Jika memang dirasa mendesak sebaiknya gunakan alat komunikasi lain seperti telepon. Karena saat penerima dipaksa cepat membalas email sedangkan mereka sedang sibuk, mereka bisa saja enggan membalas dan malah mengabaikannya. Anda bisa mengingatkan penerima beberapa hari setelah email tersebut dikirimkan.